Když někdo opakuje, že na něj šéf nemá čas, otvírá to dveře několika vysvětlením.
Někdy je to výmluva. Nechci se víc snažit, tak to mám na koho svést a alespoň jsem to zkusil. Někdy šéfa potřebuji, abych věděl, na čem jsem. Ale někdy prostě fakt potřebuji jeho rozhodnutí, názor nebo informace. A to co nejdříve. Protože mi na práci záleží a chci ji posouvat.
Jenže i šéf je jen člověk. Má také šéfy. A klienty. A kalendář, do kterého často jen věří, že se mu něco vejde. Spoustu schůzek má teprve rozjednaných a doufá, že klapnou. Potvrzení schůzky ale často získává až na poslední chvíli. A právě to se dá využít.
Tipy na následujících řádcích vám pomůžou zvýšit šanci, že od šéfa získáte to, co potřebujete. A když si je odvážíte vyzkoušet, neposunou jen vaši komunikaci s ním, ale hlavně i vás samotné ve vlastních očích. Protože i šéf je nakonec jen člověk.
Na začátek několik „základních tipů“, ve kterých se ale často chybuje.
Když potřebujete sjednat schůzku se šéfem, nezačínejte: „Nemáte na mě čas…“ Výčitka nikdy není dobrý start. Tím, že svému šéfovi řeknete, že na vás nemá čas, ho dostanete do defenzivy a v prioritách se nejspíš propadnete. Nikdo nemá rád nepříjemné schůzky. Místo toho zkuste promyslet, co konkrétně potřebujete a jak mu to co nejlépe sdělit.
Když se dobře připravíte a čím lépe máte srovnané, co po šéfovi chcete, tím menší časovou investici po něm budete požadovat. A 20 minut se v kalendáři hledá snáze než hodina. Takže neztrácejte čas obecným „potřebuju s vámi mluvit“. Mějte jasno. Využijte například můj tip #43 o tom, jak dobře předkládat návrhy a jak získat rychle rozhodnutí – pomůže vám přesně v těchto chvílích.
Pokud jde o operativní věci, nečekejte na pravidelné one-on-one. Nabízí se to jako snadné řešení, zvláště když už ho stejně máte naplánované v kalendáři. A třeba hned příští týden. Připravujete se tím ale o prostor pro důležitější témata, která primárně na pravidelné schůzky se šéfem patří. Jako je třeba váš rozvoj. Pravidelné one-on-one není helpdesk. A čím víc ho tím zatěžujete, tím méně je efektivní.
A teď svatý grál. Co mi nejlépe funguje, když to vypadá, že do kalendáře už se nic nevejde? A navíc má potenciál změnit vám život, a ne jen se šéfy? Použít empatii. Každý plánujeme schůzky podobně. I ten „velký šéf“. Zkuste se tedy spíš zaměřit na to, že stejně jako vy, i váš šéf má příští týden sice „plný kalendář“, ale reálně z těch schůzek nejspíš některé ještě nebudou potvrzené. Jiné se mohou ještě v průběhu týdně přesunout nebo zrušit. Ano, i on má šéfy nebo zákazníky, kterým se snaží dostat do kalendáře. Pokud je teprve začátek týdne, tím je to pravděpodobnější a šéf ještě sám neví, jak vše dopadne tento týden, natož ten následující. A kdy bude mít jasněji? V pátek večer pravděpodobně už ano. Ale co určitě už v pátek večer, až bude padat únavou a těšit se na víkend, neudělá? Nezavolá vám kvůli plánování schůzky.
A v tom je příležitost převzít zodpovědnost a vzít to do vlastních rukou. A pátek večer je ideální chvíle, kdy se do jeho kalendáře podívat a zkusit rezervovat termín. A tady je důležitý bod – udělat to s respektem. Ale i tak to chce trochu odvahy:
„Chápu, že se vám kalendář během týdne ještě skládá, ale potřebuji se s vámi mluvit co nejdříve. Bylo by troufalé, kdybych se do vašeho kalendáře podíval/a v pátek večer (ideálně doplnit přesný čas) a případně tam rovnou zadal/a termín do volného slotu na příští týden, pokud tam nějaký bude?“
Takto formulovaná žádost respektuje jeho způsob práce a pro vás zvyšuje pravděpodobnost, že uspějete. Z takové pozice se hledá řešení mnohem snáze. Protože bere ohled na potřeby obou zúčastněných. Klasický win-win potenciál.Tak co, troufnete si?
Ještě se tedy může stát, že kalendář svého šéfa vůbec nevidíte. Pokud jste jeho přímý podřízený a neexistuje sdílený (alespoň) pracovní kalendář, je to problém. Kalendář je základní týmový nástroj. Pokud vám ho odmítá zpřístupnit, je to varovný signál. A možná čas na ještě jiný rozhovor. A nebo změnu šéfa.
A teď už to jen pojďme otočit. Představte si, že jako šéf říkáte lidem: „Pokud se mnou potřebujete mluvit, pátek večer je ideální čas. Ne na schůzku. Ale podívat se mi do kalendáře a zablokovat si tam prostor pro sebe na příští týden.“ Není to lepší než tvrdit, že vaše dveře jsou každému otevřené, ale ve skutečnosti je všechen váš čas naplánovaný? V realitě týmového fungování tohle může být další střípek na cestě na vrchol.
Zvyšujete proaktivně šanci, že se se šéfem uvidíte dřív a ukážete, že vám na setkání opravdu záleží.
Podporujete týmovou efektivitu, protože využitý slot je vždy lepší než nevyužitý.
Posílíte vztah se šéfem. Jako někdo, kdo přemýšlí a hledá cestu, místo aby jen kritizoval.
Předejdete opakovanému stresu z toho, že „na vás zase neměl čas“.
Vnímejte tuhle situaci i jako test sebe i svého šéfa.
Vaší zkouškou je, jak moc vám na schůzce opravdu záleží. Zda to zkusíte jednou a vzdáte to. Nebo jestli hledáte způsoby, jak se sejít, i když je to trochu nepohodlné.
Zkouškou šéfa je jeho reakce na vaši snahu. Pokud i přes vaši maximální vstřícnost a respekt nedokáže najít 20 minut, i když se mu uvolní, je to signál, že něco není v pořádku. Možná se schůzce vyhýbá. Možná se něčeho bojí.
Zjistit, co za tím je, může vyžadovat více úsilí, a není to na pár řádků v závěru tipu. Pro vás v takové situaci je ale v pořádku zachovat klidnou hlavu a použít „limitu“:
„Rozumím, že teď není prostor. Ale potřebuji s vámi tohle téma probrat nejpozději do [datum]. Pokud to nestihneme, rozhodnu podle svého nejlepšího vědomí a svědomí.“
Žádný tlak, co vše nedopadne, když se nesejdete, ani žádné další výčitky, že takhle se pracovat nedá. Prostě „jen“ převzetí zodpovědnosti i za možné následky, když vaše rozhodnutí nebude podle představ vašeho šéfa. A nebojte. Dobrý šéf přesně tohle jednání ocení. A ti nejlepší šéfové toto řešení dokonce aktivně nabízejí sami, pokud se nacházejí ve stavu časové nouze.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
