V týmové komunikaci nejde jen o to, co se říká, ale hlavně kdo to slyší, jestli to vůbec slyší a co si o tom myslí. A to i tehdy, když nesouhlasí. Chatové platformy jako Slack, MS Teams nebo Discord jsou skvělým pomocníkem. Co ale s tím, když začnou přetékat zprávami, notifikacemi, hromadou reakcí, a nebo naopak tichem tam, kde by měl být souhlas nebo zpětná vazba?
A hlavně to ticho bývá zrádné. Nevíte, jestli lidé souhlasí, jen to zapomněli říct, nebo jestli naopak nesouhlasí, ale nechtějí jít do konfliktu. Třeba se jen topí v úkolech a nestíhají.
Ticho v týmu může být známkou zahlcení, frustrace, ale i falešné harmonie. A právě proto se hodí najít jednoduchý způsob, jak komunikaci zpřehlednit – aniž by se zvýšila její složitost. A co se mi na to dobře osvědčilo?
Proto Domluvit se na dvou symbolech. Když pomáhám týmům, boardům nebo třeba i jen dvojici zakladatelů nastavovat pravidla vzájemné komunikace, než se pustíme do dalších složitostí, doporučuji nejdříve jednoduchý, ale extrémně účinný trik: dohodněte si dva reakční symboly pro zpětnou vazbu na zprávy. Pokaždé se setkám s nadšením.
Takže např.:
👍 znamená: „četl(a) jsem a souhlasím“
✅ znamená: „četl(a) jsem, ale mám výhrady“
To je celé. Žádné složité reakce, žádné složité vypisování. Jen dvě pro každého povinné ikonky pod zprávou – ale velká změna v tom, co všechno se dozvíte.
Zázračný efekt přichází např. v situaci, kdy se dohodne, že každý do 24 hodin na sdílenou zprávu odpoví jedním ze symbolů. Tím máte v každém okamžiku i po „uzávěrce“ přehled:
– kdo (už) četl,
– kdo souhlasí,
– kdo má výhrady,
– a kdo zatím nereagoval.
A s tím vším můžete dále pracovat. Protože např. nereagování je také informace. A často velmi cenná. Možná dotyčný nestíhá, je zahlcený, nebo se zprávou nesouhlasí, ale netroufne si říct. Tak jako tak víte, že je na čase klást otázky.
Tento princip se také skvěle hodí, když lidem posíláte podklady před schůzkou. Pokud někdo do domluvené doby neodklikne žádnou reakci, můžete předpokládat, že se k přípravě ani nedostal. Na schůzce pak nejspíš nebude mít kontext a diskuze se může zpomalit, zkomplikovat nebo dokonce úplně minout účel.
Tady získáváte příležitost: zeptat se předem, co bude potřeba dořešit, nebo případně meeting přehodnotit. V každém případě je na vás, jestli to uděláte ještě před meetingem, nebo to necháte až na něj. Každopádně se můžete připravit a rozhodnout, co dále.
Celý systém funguje jako rychlý check-in bez zbytečné administrativy. Dvě ikonky vám toho hodně napoví a přitom nikoho nezatěžují. Samozřejmě nic nebrání tomu, aby někdo doplnil i komentář nebo se rozepsal. Ale podstata kouzla je právě v jednoduchosti, a i takováto minimalistická zpětná vazba vám pomůže s orientací.
Rychlý přehled o tom, kdo co četl a jaký má názor.
Jasný signál, když někdo nestíhá. Nečekáte, až si o pomoc řekne. Můžete tak zasáhnout dřív, než začne hořet.
Mnohem lepší orientaci v tichu. Už nebudete hádat, jestli kolega souhlasí, nesouhlasí, nebo to prostě jen nečetl.
Tým ví, že se na něj díváte – ale zároveň mu věříte. Dvě ikonky nastartují úplně jiný tón komunikace: stručnější, čitelnější, pravdivější.
Zkušenost mě naučila jednu věc: čím víc smajlíků v chatu, tím víc pozoruji riziko tzv. ničivé empatie.
To je forma komunikace, kdy jsou lidé tak opatrní, ohleduplní a „milí“, že přestávají oslovovat věci přímo. Chtějí být podporující za každou cenu, ale vyhýbají se pak všemu kritickému. Podstatná sdělení se ztrácejí v lavině srdíček a dalších emodži… 👍❤️👌🫶💪🎉🥳👏🤝
Nechci vůbec tvrdit, že smajlíci jsou problém. Je prokázané, že naopak. Dodávají strohému textu potřebné emoce. Je však důležité mít na paměti, že jsou také velice snadným nástrojem manipulace. Pokud se pak komunikace stává jen souborem reakcí bez slovního obsahu, nebo si všimnete, že emodži jsou v rozporu s textovým sdělením, doporučuji zpozornět – jinak se vám velmi rychle ztratí pohyb vpřed.
Tímto chci upozornit na koncept radikální upřímnosti od Kim Scottové, který doporučuji znát každému manažerovi. Pomáhá mj. odhalit, kde se tým zastavuje jen proto, že si lidé navzájem nechtějí ublížit. A z mé zkušenosti vyplývá, že to můžete někdy poznat z emodži dříve než ze slov.
Ověřit si to je pak poměrně snadné. A pokud zjistíte, že se vám v týmu rozmohla ničivá empatie, sáhněte co nejdříve po dobrém tréninku zpětné vazby, který naučí váš tým respektujícím způsobem a jasně sdělovat druhým i kritické informace. To s ničivou empatií pomáhá zaručeně.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
