Když člověka kritizujete, je téměř jisté, že jeho reakce nebude jásot a nadšení. A právě tato první reakce rozhoduje o tom, jak si vaši kritiku vezme k srdci. Pokud se nešikovně trefíte do citlivého místa, snadno způsobíte, že druhý vyhodnotí situaci stylem „jsem neschopný“. A z této pozice se hledá motivace ke zlepšení velmi těžko. Je také možné, že po zbytek rozhovoru už bude mít v hlavě „zavřeno“, bez ohledu na to, jak budete pokračovat. A to nechcete.
Proto je klíčové nezranit více, než je nezbytně nutné. A věřte, že to není o tom, abyste chodili kolem horké kaše, jak se často stává. Dobrý úvod vám vytvoří prostor zůstat jasní a jednoznační v argumentaci i uvnitř sebe a zároveň druhému umožní zachovat si důstojnost před vámi i ve vlastních očích.
Následující postup vám také pomůže zbavit se obav z možné negativní reakce druhého. Protože k ní druhý už nebude pociťovat důvod, nebo se mu ten důvod k ní bude uvnitř sebe mnohem hůře hledat. Jakmile zjistíte, že i při kritické zpětné vazbě lze druhého povzbudit i motivovat zároveň, má tento tip potenciál vás jednou provždy zbavit obav z ní. A než se tak stane, budete mít tahák po ruce pro připomenutí, jak na to.
Připomeňme si, že chceme dosáhnout, aby člověk:
- odešel s větší důvěrou v sebe sama,
- necítil se zbytečně ponížený, před vámi nebo sám před sebou,
- vnímal, že věříte v jeho schopnosti změnu zvládnout,
- věděl přesně, co má zlepšit a jak.
Všimli jste si, že samotné téma zpětné vazby je až na posledním místě? Upřímně, kdo z vás už v životě vlétl rovnou na toto téma a negativní reakce druhého ho pak zaskočila?
Pojďme si projít, jak na to krok za krokem, a přidejme k tomu vysvětlení, proč jsou jednotlivé kroky užitečné a co způsobí, nebo čemu zabrání.
1. Vylučte fatální scénář
Začněte tím, že snížíte napětí. Jasně řekněte, že se nejedná o fatální problém, ale o situaci, která má řešení. Nechcete přece právě druhého informovat o možnosti výpovědi, že? Tak mu ani na zlomek vteřiny nedovolte na takovou variantu myslet. Divili byste se možná, kolik lidí tak uvažuje. Tímto úvodem zvýšíte ochotu naslouchat – nikdo už nebude čekat „katastrofu od šéfa na koberečku“. Otevřete tím dveře ke klidnému a věcnému rozhovoru.
2. Miřte vysoko
Vysvětlete, že ve firmě usilujete o výkon a výjimečnost – a že proto držíte vysoké standardy a že vaším cílem je z těchto vysokých standardů neslevit. Každý touží po tom být součástí vítězných a úspěšných týmů. Tak si společně připomeňte, že míříte vysoko, že vám průměrný výkon nestačí a že se nacházíte v prostředí, ve kterém se ví, jak na to.
3. Připomeňte společnou cestu
Je důležité, aby od vás druhý slyšel, že vaším cílem je také jeho úspěch. Vysvětlete, jak svou roli lídra vnímáte, a že když je dotyčný součástí vašeho týmu, převzali jste zodpovědnost i za jeho úspěch. Tím dáte najevo: „Stojím na tvé straně a nenechám tě sklouznout dolů. Jsme v tom společně a nestojíme proti sobě. Jsi v mém týmu a já ti pomohu na cestě vzhůru. Pokud však budeš chtít.“
4. Posilte sebedůvěru
Připomeňte mu konkrétní situaci/situace, které už na své cestě k výjimečnosti zvládl. Tak mu ukážete, kam až na své cestě rozvoje došel – že na to má. Vaše „Věřím, že to zvládneš,“ pak už nebude znít jako fráze, ale jako fakt podložený jak jeho, tak vaší zkušeností. Jen pozor, žádný „sandwich“. Příklady dobře zvládnutých situací musí být v jasném kontextu jeho cesty k výjimečnosti. Takže žádné prázdné lichotky ani komplimenty.
5. Buďte jasní a jednoznační
Teprve nyní přejděte ke konkrétní zpětné vazbě. Řekněte jasně, co se stalo, jaké to mělo důsledky a co bylo možné udělat jinak a jak. Ale o tom, jak zvládnout dobře tuto fázi, už jsem psal např. v tipech #61 nebo #69. Bez ohledu na perfektně zvládnutý úvod doporučuji připomenout si znovu sám sobě otázku: „Co je ideální forma komunikace, která má potenciál dosáhnout posunu a zároveň nezraní více, než je nezbytně nutné?“
Budete nejspíš sami překvapeni, s jakou lehkostí se po dobře zvládnutých prvních 4 bodech budete vyjadřovat. Čím to je? Budete mít za sebou úspěch. 4 úspěšně zvládnuté kroky, které jste chtěli zvládnout. A také vám pomůže vědomí, že zvládnete mluvit klidně a s respektem i v náročné situaci. Obojí uklidní vaše emoce spojené s chybou druhého nebo s obavami z jeho reakce.
Zkuste si také všimnout, kdy se tento pocit klidu dostavil. Jestli už při vaší přípravě, nebo až při samotném rozhovoru. Toto je totiž síla práce s emocemi. Tím, že s respektem pracujete s emocemi druhého i emocemi svými a vědomě je prožíváte, měníte svůj vnitřní svět. V tomto případě se díky tomu stanete někým, kdo už nikdy před kritickou zpětnou vazbou ani na zlomek vteřiny nezaváhá, protože ví, jak na to, a má zažité, že to funguje.
Druhý člověk odejde s hlavou vztyčenou, ne se sklopenýma očima, protože si udrží víru v sebe sama a tím i silnější vůli něco změnit.
Zároveň také pochopí, že kritika je součástí společné cesty za vyšší kvalitou, ne útok na jeho hodnotu. Bude pak toto nové uvědomění třeba i předávat dále, když bude dávat zpětnou vazbu on.
Vybudujete si silnější vztahy založené na respektu a důvěře ke druhým i ve vás samotné.
Speciální kategorií kritických rozhovorů jsou ty, kdy druhému sdělujete finální rozhodnutí o ukončení spolupráce.
Kromě jasně formulovaného rozhodnutí a odůvodnění (psal jsem o tom mj. v tipu #20) je důležitá příprava na dvě věci. První – připravit se na: „Co když řekne…?“ Pár scénářů se hodí vždy. I v situaci, kdy jste již rozhodnuti a dlouho diskutovat nechcete. A druhá — ta vás možná překvapí — vidět v druhém lidskou bytost.
Co tím myslím a jak na to? Zklamání a pocit zmaru z vynaložené energie má potenciál evokovat ve vás nepříjemné emoce. Reakce druhého při rozhovoru nejspíš také budou útočit na vaši emoční rovnováhu. Je tedy logické, že to budete chtít mít rychle za sebou. Ale představte si, jak se budete cítit, až vše odezní a vás již v klidu přepadne myšlenka, jestli jste něco ve finále nezanedbali nebo jste v emocích nezranili více, než bylo nutné. S tím se nežije dobře. Proto, když mě manažeři požádají o pomoc s přípravou na takové rozchody, nikdy nakonec nevynechám otázku: „Co se ti na něm/ní líbí? Co umí dobře? Co na něm/ní obdivuješ?“
Vůbec to nedělám proto, aby manažer změnil názor. Proto s tím přijdu až na úplném konci přípravy. Mým cílem v tomto okamžiku je mentální příprava na rozhovor tak, aby před sebou manažer vnímal lidskou bytost a ne někoho, na koho je v dané chvíli jen hodně naštvaný. Tímto krokem „poladíme“ mysl tak, aby nepříjemné emoce, které by při samotném rozhovoru mohly zaskočit, měly menší šanci uspět. Ty při přípravě jsme už zpracovali společně.
Z mé zkušenosti jednoznačně vyplývá, že lidé po takové přípravě zvládnou i takto nepříjemné situace s jasnou myslí a neodnášejí si do budoucna potenciální zátěž v podobě případných pochybností o nich samotných a obav z podobného zážitku v budoucnu.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
